Le soutien aux organismes

L’intervention en organisation communautaire vise à outiller les groupes dans l’exercice de leur mission et ce dans le respect de leur autonomie. Le groupe constitue le premier lieu de prise de parole et de participation citoyenne et le relais le plus efficace pour associer les citoyens au développement de leur communauté et à l’exercice de leur citoyenneté, comme l’affirme la Politique de reconnaissance et de soutien de l’action communautaire (Gouvernement du Québec, 2001). Dans le cadre de cet axe de services, les OC soutiennent le fonctionnement des organismes, ainsi que la gouvernance et la vie démocratique au sein de ceux-ci.

Le soutien constitue généralement une réponse à une demande provenant du groupe ou de l’organisme, qui se traduit par une première phase d’analyse de la situation afin de déterminer l’accompagnement offert. Concrètement, les OC interviennent de différentes façons dans cet axe de services, par exemple :

En accompagnant un organisme dans l’analyse des besoins et des ressources offertes ou pas dans la communauté
En facilitant l’incorporation ou la dissolution d’un OBNL
En soutenant l’organisation, la planification et la structuration de l’organisme, notamment les activités ou les services offerts
En offrant un soutien à la recherche de financement ou à la gestion financière

Cadre de référence, chapitre 7, pages 68-69 – Le soutien aux organismes du milieu

Pour en savoir plus

Cette section vous propose une panoplie de références et d’outils qui vous permettront de vous familiariser avec divers domaines directement reliés aux fonctions d’organisation communautaire dans l’axe de soutien aux organismes. Vous y retrouverez un contenu utile pour exercer adéquatement des tâches auxquelles les OC sont régulièrement sollicités par le milieu.

LA NATURE DES ORGANISMES COMMUNAUTAIRES

Les organismes communautaires sont des entités totalement autonomes qui définissent eux-mêmes leur mission, leur approche, leurs services, et leur mode de gestion. Ceux-ci sont présents dans toutes les régions du Québec, agissant auprès de tous les groupes de population, à une intensité variable selon les territoires.

Si une grande partie de ces organismes offrent des services concrets, d’autres mettent l’accent sur la promotion et la défense de droits. Le réseau communautaire a pris racine dans les années 60 et a connu plusieurs générations depuis ce temps, évoluant selon divers éléments de contexte : les besoins émergents, les approches innovantes, l’environnement socioéconomique et sociopolitique, les avenues de financement, etc.

Tous les organismes communautaires sont des OSBL : organismes sans but lucratif mais tous les OSBL ne sont pas des organismes communautaires. Si tous les OSBL existent pour des fins éducatives, culturelles, sociales, sportives ou autres, les organismes communautaires s’inscrivent dans une mission sociale visant à améliorer les conditions et la qualité de vie des personnes et des communautés :

maisons de jeunes
travailleurs.euses de rue
maisons de la famille
banques alimentaires
cuisines collectives
centres communautaires pour aînés
ressources de soutien aux proches aidants

La liste des champs d’action de ces organismes pourrait s’allonger bien davantage.

Pour en savoir plus

Consulter le Plan d’action gouvernemental en matière d’action communautaire 2022-2027 Partie 1. Portrait synthèse de milieu communautaire au Québec et de son apport à la société.

https://www.mtess.gouv.qc.ca/sacais/action-communautaire/plan-action.asp

Sur l’évolution des pratiques communautaires au Québec :

La pratique de l’action communautaire[1], chapitre 1

[1] Lavoie J, Panet-Raymond J, La pratique de l’action communautaire, Presses de l’Université du Québec, 4^ième édition, 2020.

https://www.puq.ca/catalogue/livres/pratique-action-communautaire-edition-4009.html

VIE ASSOCIATIVE ET GOUVERNANCE

Ces deux concepts sont intimement liés, car ils réfèrent au fonctionnement démocratique des organismes communautaires. Un guide complet aurait pu être produit sur ce sujet mais nous vous référons plutôt à quelques-uns des nombreux outils produits par des ressources possédant une solide expertise en la matière.

Comme tous les organismes communautaires sont des OSBL, il importe d’en connaître le fonctionnement de base. La grande majorité de ceux-ci sont incorporés : ils ont une existence légale attribuée et validée par l’État. Ils sont officiellement constitués par une charte définissant leur raison d’être (mission et buts poursuivis) et ont des obligations qui en découlent, définies dans la 3^ième partie de la loi des compagnies du Québec, dont les principales sont:

Tenir une assemblée générale annuelle avec tous ses membres
Élire un conseil d’administration
Adopter des états financiers à chaque année
Remplir annuellement une déclaration indiquant les noms, les postes et les coordonnées des administrateurs.trices

L’une des tâches fréquentes des OC consiste d’ailleurs à animer l’assemblée générale annuelle en s’assurant que ces obligations sont comprises et actualisées par les dirigeant.es et membres de l’organisme.

Le cadre légal des OSBL auquel sont soumis les organismes communautaires ne doit cependant pas représenter les seuls points de repère de leur vie démocratique. Par leur nature profonde, ces organismes sont d’abord et avant tout des espaces de regroupement, d’expression et d’action, portés avec et pour les membres, dont le fonctionnement démocratique reste une pierre angulaire.

La vie associative concerne donc toutes les règles de fonctionnement, les modalités, les approches qui permettent l’implication des membres dans leur organisme.

Il s’agit là d’un défi permanent. Une vie associative active, significative et bien ancrée dans la mission et la finalité de l’organisme constitue la base solide. Elle permettra de développer une démocratie participative réelle et inclusive des différentEs acteurs et actrices au sein de l’organisme. C’est collectivement que nous portons le projet pour lequel existe notre organisme, c’est collectivement que nous avons à l’affirmer, à le faire vivre, à le développer, à le défendre. Sans cette appartenance et cette énergie de la communauté formée par les membres, un organisme peut, certes, très bien fonctionner et être efficace dans une offre de services et d’activités, mais il perd son sens premier d’être communautaire. La présence et l’implication des membres s’inscrivent dans la nature même d’un organisme communautaire.[1]

[1] PETIT GUIDE POUR SOUTENIR LE DYNAMISME DE LA VIE ASSOCIATIVE ET DÉMOCRATIQUE D’UN ORGANISME COMMUNAUTAIRE, Regroupement des organismes communautaires des Laurentides, 2010, p. 1

Pour en savoir plus

Nature et création d’un OSBL

https://www.registreentreprises.gouv.qc.ca/fr/demarrer/constituer-pmsbl.aspx

Explications détaillées sur la structure légale et le fonctionnement d’un OSBL

http://lecfp.qc.ca/wp-content/uploads/2016/12/2007_Gouvernance_d%C3%A9mocratique.pdf

https://www.wilsonlafleur.com/wilsonlafleur/CatDetails.aspx?C=700.135.20

La gouvernance s’adresse de façon plus large à la répartition des rôles, des responsabilités et du pouvoir décisionnel entre les diverses instances impliquées dans un organisme communautaire : le conseil d’administration, la coordination/direction générale, le personnel, les membres, les comités de travail.

Les organismes doivent se doter de Règlements généraux. C’est dans ceux-ci qu’on retrouvera les critères définissant qui peut être membre de l’organisme (les participant.es aux services, des partenaires du milieu), la composition du conseil d’administration (nombre de membres et durée du mandat), les règles pour convoquer une assemblée spéciale, l’année financière de l’organisme (ne correspond pas nécessairement à l’année civile), les dispositions prévues en cas de dissolution de l’organisme, etc.

Ces règlements sont adoptés lors de la création de l’organisme mais sont susceptibles d’être modifiés à quelques reprises au fil des années pour répondre à de nouveaux enjeux. Si les OC peuvent être appelés à participer à l’élaboration des règlements généraux à la création de l’organisme, ils peuvent aussi être demandés en soutien lors de leur révision, en collaboration avec la direction et le CA. Il s’agit d’une expertise qui se développe au fil des ans et des expériences concrètes tout en s’appuyant sur des connaissances et des compétences propres à ce domaine.

Pour en savoir plus

Plusieurs guides sont disponibles en ligne. Une des meilleures références en la matière est celui produit par le Comité sectoriel de main-d’œuvre Économie sociale Action communautaire:[1]

https://www.csmoesac.qc.ca/outils-et-publications/gouvernance-democratique-obnl#gallery

Le chapitre 9 de l’ouvrage La pratique de l’action communautaire[2] : L’organisation démocratique et la gestion des organismes communautaires fournit un portrait d’ensemble riche et concret

https://www.puq.ca/catalogue/livres/pratique-action-communautaire-edition-4009.html

Pour explorer la répartition des rôles entre le CA et la direction : https://educaloi.qc.ca/capsules/organisme-sans-but-lucratif-incorpore-administrateurs-et-directeur-general-qui-fait-quoi/

Pour approfondir les enjeux de démocratie collective et la vie associative :

http://roclaurentides.com/wp-content/uploads/2014/03/guide-vie-associative.pdf

Sur l’assemblée générale annuelle :

https://coco-net.org/wp-content/uploads/2015/03/AGA-FR-template-Dec-2018.pdf

Le code Morin sur toutes les règles de procédure des assemblées délibérantes

[1] Le guide est offert par achat sur le site du CSMO mais une version gratuite est disponible à

http://lecfp.qc.ca/wp-content/uploads/2016/12/2007_Gouvernance_d%C3%A9mocratique.pdf

[2] Lavoie J, Panet-Raymond J, La pratique de l’action communautaire, Presses de l’Université du Québec, 4^ième édition, 2020.

Si vos connaissances et votre expérience sont relativement faibles sur ces questions, il est fortement recommandé de suivre quelques formations. Les organismes nationaux particulièrement reconnus et qui offrent régulièrement des sessions sur ce sujet sont :

Centre St-Pierre : https://www.centrestpierre.org/formations-aux-organismes

Centre de formation populaire : http://lecfp.qc.ca/formations

L’ACTION COMMUNAUTAIRE AUTONOME

LES CARACTÉRISTIQUES DE L’ACA

L’adoption en 2001 de la Politique gouvernementale « L’action communautaire, une contribution essentielle à l’exercice de la citoyenneté et au développement social du Québec » a donné lieu à une définition précise de l’action communautaire autonome à partir de huit critères.

Les quatre (4) premiers critères s’adressent à l’ensemble des organismes d’action communautaire :

Avoir le statut d’un organisme à but non lucratif;
Être enraciné dans sa communauté;
Entretenir une vie associative et démocratique;
Être libre de déterminer sa mission, ses orientations, ses approches et ses pratiques.

S’ajoutent quatre (4) critères supplémentaires pour les organismes d’action communautaire autonome (ACA) :

Avoir été constitué à l’initiative des gens de la communauté;
Poursuivre une mission sociale propre à l’organisme qui favorise la transformation sociale;
Faire preuve de pratiques citoyennes et d’approches larges axées sur la globalité des situations problématiques abordées;
Être dirigé par un conseil d’administration indépendant du réseau public.

Source : Regroupement québécois de l’action communautaire autonome (RQ-ACA)

https://rq-aca.org/aca/

Pour en savoir plus

Regroupement québécois de l’action communautaire autonome (RQ-ACA)

https://rq-aca.org/aca/

FINANCEMENT DES ORGANISMES

Quiconque a connu des organismes communautaires, de près ou de loin, sait pertinemment que la quête des ressources financières est au cœur de leur quotidien. Les organismes arrivent à fonctionner grâce à un amalgame de stratégies et de sources de financement diversifiées, par projets, clientèle ou à la mission :

Financement public (les divers paliers gouvernementaux, les ministères, les enveloppes municipales ou régionales);
Financement philanthropique : les fondations publiques (ex Centraide) et privées;
Financement privé : les dons d’entreprises, de particuliers, les activités d’autofinancement.

Le cadre financier le plus important est le Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC). C’est la principale source de financement gouvernementale attribuant des fonds reliés à la mission générale des organismes communautaires en santé et services sociaux, alors que les autres sources de financement public sont plutôt obtenues par projets, programmes spécifiques, clientèles ou problématiques ciblées. L’admissibilité à ce programme se fait sur une base régionale et l’organisme doit répondre à plusieurs critères spécifiques. Il peut s’écouler de nombreuses années avant qu’un organisme ait accès au PSOC, les sommes disponibles étant de beaucoup inférieures aux besoins. Toutefois, lorsqu’un organisme obtient du PSOC, ce sera un financement annuel récurrent, sauf dans des circonstances particulières dont la principale pourrait être le non-respect par l’organisme de certaines clauses de son entente de financement.

A noter que le ministère de la Famille peut lui aussi soutenir la mission des organismes offrant des services aux familles. Les organismes en défense de droit peuvent aussi obtenir du financement de base auprès du Secrétariat à l’action communautaire autonome (SACAI).

Tel que mentionné au début de cette section, les OC peuvent aider les organismes à cibler des sources de financement, recueillir, analyser et vulgariser l’information disponible et à produire les documents requis. Ce sera un accompagnement qui s’établira en étroite collaboration avec l’organisme, avec un souci de rendre celui-ci autonome dans cet aspect central du fonctionnement d’un organisme communautaire. Il est donc bien utile pour les OC de connaître les principaux bailleurs de fonds dans la région et leur créneau car tous ont des priorités et des domaines d’action qui leur sont propres. Il en est de même pour les Fondations privées, celles-ci ont toutes une mission spécifique (aide à la jeunesse, femmes en difficultés, aînés vulnérables, etc.) Bien que moins normées, les grandes entreprises déterminent généralement les domaines et groupes de population qu’elles peuvent soutenir.

Afin de préserver le lien de confiance et éviter les conflits d’intérêt, les OC doivent se garder d’attribuer eux-mêmes des fonds, ce que nous rappelle le cadre de référence dans son chapitre sur l’éthique :

Les OC qui agissent en soutien à un organisme ne peuvent porter à eux seuls la responsabilité d’un processus d’allocation de fonds qui concerne l’organisme en question. Ils peuvent toutefois offrir un soutien à la prise de décision, par exemple en relevant des sources d’information auxquelles se référer ou des critères pour mieux évaluer les demandes.

Cadre de référence, p. 102

Cette tâche sera plutôt confiée aux APPR en ce qui concerne le PSOC ou autres programmes administrés par les CISSS-CIUSSS.es Les OC doivent faire preuve de grande prudence dans le partage d’information avec ces collègues.

Pour en savoir plus

Portrait des organismes subventionnés par le gouvernement du Québec dans votre région

https://www.mtess.gouv.qc.ca/sacais/soutien-financier/action-communautaire/portrait-du-soutien-financier.asp

https://www.mtess.gouv.qc.ca/sacais/soutien-financier/index.asp

Sur le PSOC :

Cadre de gestion: https://riocm.org/outil/nouveau-cadre-de-gestion-ministeriel-psoc/

Reddition de compte: https://publications.msss.gouv.qc.ca/msss/fichiers/2011/11-823-03W.pdf

Sur les types de fondations et leur apport :

https://www.mtess.gouv.qc.ca/publications/sacaction/no12/Sacaction_v1n2.pdf

Accédez au site web de Centraide de votre région pour connaître les organismes subventionnés et les modalités d’accès à du financement. Centraide est un acteur majeur parmi les fondations soutenant le milieu communautaire.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Depuis une dizaine d’années, les OC sont davantage mis à contribution pour accorder leur aide aux directions/coordinations d’organisme dans la gestion de leurs ressources humaines :

préparation de grilles d’entrevues
aide au recrutement (ex. : liaison avec réseaux de diffusion d’offres d’emploi, aide à l’élaboration de stratégies de recrutement en contexte de pénurie de main-d’œuvre)
participation à des entrevues de sélection de personnel
gestion de conflits
contribution à la rédaction de politiques sur les conditions de travail
consultation-conseil sur diverses préoccupations portées par les organismes ayant trait à la gestion de leur personnel ou même de bénévoles

Les OC n’évoluant pas au sein des organismes comme tels occupent une position plus objective et peuvent exercer en toute liberté leur jugement critique tout en apportant un regard extérieur important. Leur implication dans des mandats d’accompagnement sera modulée selon les besoins et les dynamiques propres à chaque organisme, mais aussi en fonction des connaissances et de l’expertise des OC dans ce domaine : conseils, liaison et références, coconstruction d’outils ou de politiques, recherche de solutions…

Pour en savoir plus

https://www.csmoesac.qc.ca/formations-en-ligne/boite-a-outils-en-grh

PLANIFICATION STRATÉGIQUE

La planification stratégique est une démarche réalisée afin de permettre à un organisme de se projeter à moyen et long terme. Dit autrement, cela consiste à mener un processus structuré selon des étapes bien déterminées : établir un portrait de l’organisme dans ses forces et défis et enjeux, analyser les éléments du contexte interne et externe qui doivent être pris en considération et déterminer les orientations qui le guideront pour les trois ou cinq prochaines années en concordance avec sa mission. Un plan d’action stratégique en découle afin d’identifier des objectifs à atteindre et les moyens de les réaliser.

Beaucoup d’OC participent activement à la réalisation de planifications stratégiques, en siégeant par exemple sur un comité de pilotage chargé de mener la démarche sous la coordination de personnes-ressources mandatées à cet effet (ressources avec expertise, consultants). Il peut aussi arriver que des organismes demandent aux OC d’agir comme maîtres d’œuvre du processus. Avant d’accepter un tel mandat, il faut considérer plusieurs éléments :

a-t-on les connaissances et l’expertise pertinentes?
a-t-on les disponibilités requises en considérant que ce sera sans doute assez énergivore sur une période qui se prolongera pendant plusieurs mois, sinon une année?
est-ce la meilleure position que l’OC doit occuper ou est-il préférable d’accompagner l’organisme dans la démarche en participant au comité de pilotage ou autres modalités de soutien?

L’accompagnement en planification stratégique ne figure pas dans l’offre de services de toutes les équipes communautaires. Certaines n’en font pas, référant plutôt à des ressources. Pour d’autres, ce sera à la discrétion des OC. Quoi qu’il en soit, il serait préférable de discuter d’une telle demande à l’interne avant de prendre ou refuser le mandat.